E-Rechnung ab 2027.
Was für deinen Betrieb gilt.
Ab 1. Januar 2027 schicken größere Betriebe Rechnungen an Firmen nur noch als E-Rechnung. Ab 2028 gilt das für alle. Hier siehst du, ob du dabei bist und was du tun musst.
Geprüft am Umsatzsteuergesetz und am Schreiben des Finanzministeriums vom 15.10.2026.
Gilt die Pflicht für dich?
- 2027 darfst du an Firmen noch PDF oder Papier schicken. Ein PDF per E-Mail nur, wenn der Kunde zustimmt.
- Arbeit aus 2026 rechnest du bis 31. Dezember 2026 ab. Im Januar wäre dafür schon eine E-Rechnung nötig.
- Ab 2028 gehen Rechnungen an Firmen nur noch als E-Rechnung raus.
- Empfangen musst du E-Rechnungen schon heute können. Dafür reicht dein normales Postfach für E-Mails.
Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer auf der Rechnung müssen keine E-Rechnung schreiben. Empfangen müssen sie trotzdem.
Der Zeitplan
Die Pflicht kommt in drei Schritten. Sie gilt nur für Rechnungen an andere Betriebe in Deutschland.
- 1. Januar 2025
gilt schonJeder Betrieb muss E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht dein normales Postfach für E-Mails.
- 1. Januar 2027
in 8 WochenWer 2026 mehr als 800.000 € Umsatz hatte, schickt an Firmen nur noch E-Rechnungen. Alle anderen dürfen noch ein Jahr PDF oder Papier schicken.
- 1. Januar 2028
für alleJetzt gilt es für jeden Betrieb. PDF und Papier an Firmen sind dann vorbei, egal wie groß du bist.
Schreib die Rechnungen für Arbeit aus 2026 noch bis 31. Dezember 2026. So steht es im Gesetz: Geht die Rechnung an eine Firma erst im Januar raus, greift keine Ausnahme mehr. Dann muss sie schon eine E-Rechnung sein.
Wer muss, wer nicht
Entscheidend ist, wer die Rechnung bekommt. Nicht dein Gewerk.
Muss E-Rechnung sein
- Firmen in Deutschland, also Bauträger, Generalunternehmer, Läden, Praxen, Büros.
- Vermieter, wenn du in der vermieteten Wohnung arbeitest. Wer vermietet, zählt als Unternehmer.
- Kleinunternehmer als Kunde. Auch die bekommen von dir eine E-Rechnung.
- Arbeit als Subunternehmer, auch wenn dein Auftraggeber die Umsatzsteuer selbst zahlt (§ 13b).
- Korrekturen und Gutschriften zu einer E-Rechnung.
Darf PDF oder Papier bleiben
- Privatleute, also der Großteil der Badsanierungen und Reparaturen im Eigenheim.
- Kleine Rechnungen bis 250 € brutto.
- Wenn du selbst Kleinunternehmer bist und keine Umsatzsteuer ausweist.
- Kunden im Ausland.
Was als E-Rechnung zählt
Eine E-Rechnung enthält die Rechnung als Daten, die ein Programm einlesen kann. Zwei Formate sind in Deutschland üblich.
ZUGFeRD
zählt als E-RechnungEin PDF, in dem die Daten stecken. Dein Kunde sieht eine normale Rechnung, seine Buchhaltung liest die Daten direkt ein. Gilt ab Version 2.0.1, nur nicht mit den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
XRechnung
zählt als E-RechnungNur Daten, ohne Bild. Lesen kann man sie nur mit einem Programm. Viele Behörden verlangen genau dieses Format.
Normales PDF
zählt nichtAuch per E-Mail nicht. Ein PDF aus Word oder einem Scanner ist für das Finanzamt eine „sonstige Rechnung“. Ab deinem Pflichtstart geht das nur noch an Privatleute.
Was das neue Schreiben vom 15. Oktober für Handwerker regelt
Das Finanzministerium hat am 15.10.2026 nachgelegt. An den Fristen ändert sich nichts. Diese Punkte betreffen die Baustelle direkt.
Abschlagsrechnungen
Abschläge, die du vor deinem Pflichtstart schreibst, dürfen PDF bleiben. Auch wenn die Arbeit erst danach fertig und bezahlt wird.
Schreiben vom 15.10.2026, Nr. 2
Schlussrechnung
Bezahlte Abschläge darfst du bis 30. Juni 2030 als eine Summe abziehen. Welche Abschläge das waren, steht im Hinweistext oder in einer Anlage.
Schreiben vom 15.10.2026, Nr. 3 und 4
Leistungsverzeichnis
Bei Bauleistungen reichen in den Daten die Gewerke mit ihren Summen. Das ganze Leistungsverzeichnis hängt lesbar als Anlage dran. Eine GAEB Datei darf zusätzlich mit.
Schreiben vom 15.10.2026, Nr. 13 und 14
Stundenzettel
Stundennachweise müssen nicht in die Daten. Sie dürfen als PDF in der E-Rechnung mitgehen.
Schreiben vom 15.10.2026, Nr. 12
Korrektur
Musst du eine E-Rechnung berichtigen, geht auch die Berichtigung als E-Rechnung raus.
Schreiben vom 15.10.2026, Nr. 20Was passiert, wenn du keine schickst
Kein Bußgeld für dich
Schickst du ein PDF, obwohl eine E-Rechnung Pflicht wäre, gibt es dafür kein Bußgeld. Das steht ausdrücklich im Schreiben vom 15.10.2026.
Dein Kunde hat das Problem
Aus einem PDF bekommt dein Kunde seine Vorsteuer in der Regel nicht zurück, wenn eine E-Rechnung Pflicht war. Er wird eine neue Rechnung verlangen. So läuft der Druck in der Praxis.
Rechnungen an Firmen gehen als E-Rechnung raus
Du schreibst die Rechnung wie gewohnt. Ist der Kunde als geschäftlich angelegt, legt cleancraft die Daten im Format ZUGFeRD mit in das PDF. Dafür braucht es einmal deine USt-IdNr in den Einstellungen.
Ein PDF für alle
Der Privatkunde sieht eine normale Rechnung. Die Firma liest die Daten in ihre Buchhaltung ein.
Adresse der Baustelle
Die Baustelle steht in den Daten, getrennt von der Rechnungsadresse.
Abschlag und Schluss am Projekt
Die Schlussrechnung zieht die Abschläge ab und nennt jeden einzeln, in der Rechnung und in den Daten.
Fragen
Muss ich als Handwerker ab 2027 E-Rechnungen schreiben?
Nur wenn dein Betrieb 2026 mehr als 800.000 € Umsatz hatte und du an Firmen rechnest. Sonst ab 1. Januar 2028. An Privatleute nie.
Welcher Umsatz zählt bei den 800.000 €?
Der Gesamtumsatz deines Betriebs im Vorjahr, ohne Umsatzsteuer. Für 2027 zählt also 2026. Bei genau 800.000 € gilt noch die längere Frist.
Reicht ein PDF per E-Mail?
Nein. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung. Bis zu deinem Pflichtstart darfst du es an Firmen schicken, wenn sie zustimmen. Danach nur noch an Privatleute.
Ich bin Kleinunternehmer. Was muss ich tun?
Schreiben musst du keine E-Rechnung. Empfangen musst du sie seit Januar 2025 können. Dafür reicht dein normales Postfach für E-Mails.
Mein Kunde kann keine E-Rechnung öffnen. Was dann?
Er hat kein Recht auf ein PDF. Seit Januar 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen können.
Gibt es ein Bußgeld?
Nein. Für ein PDF statt einer E-Rechnung gibt es kein Bußgeld. Dein Kunde bekommt aber seine Vorsteuer daraus in der Regel nicht zurück.
Quellen
- § 14 Umsatzsteuergesetz
- § 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz
- Schreiben des Finanzministeriums vom 15.10.2025
- Schreiben des Finanzministeriums vom 15.10.2026
Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung. Stand 29. Oktober 2026.